مرشــد الإدارة العامـــة للشئون المالية والإدارية

 

الأهداف:

·   المحافظة على قدرة وفاعلية هيكل الوزارة التنظيمي ونشاطها ونظمها الإدارية والتأكد من استخدام الموارد البشرية والمالية المخصصة للوزارة والاستخدام الأمثل لها تحقيقاً لغايات وأهداف الوزارة.

·   الاهتمام بالكادر البشري بالتدريب والتأهيل ونمية الكفاءة وزيادة المهارات بصورة متجددة ومواكبة والتحفيز المعنوى والوظيفي والمادى لتفجير الطاقات بالتجديد والأبتكار لتطوير الأداء.

·   تهيئة بيئة العمل للعاملين بالوزارة وذلك من خلال توفير الاحتياجات اللازمة توظيف جهود العاملين القائمين بأقسام الإدارة المختلفة.

·   العمل على إجتذاب وتنمية نخبة من الموارد البشرية وأن يتم تحسين استخدام هذه الموارد حتى تتمكن من تنفيذ المهام الأساسية المناطة بها بكفاءة واقتدار.

·   التأكد من سلامة تخطيط احتياج الوزارة طويلة الأمد من الموارد البشرية والمادية وتقويم احتياجاتها السنوية بناء على خطط عمل الوزارة وبرامجها المستقبلية.

·   التأكد من حسن توزيع وتنقلات العاملين بالوزارة ومن وجود نظام لمراقبة أداء كل عامل على حده دورياً وذلك بغرض تحسين أدائه ورفع كفاءته.

·        إتباع الإجراءات الداخلية الملائمة التي تعين إدارة العلاقات العامة على تصريف مهامها بكفاءة واقتدار.

·        اعداد ومتابعة تنفيذ موازنة الوزارة من السلع والخدمات.

·       الاشراف على المخازن بما يضمن امداد الادارات بالاحتياجات  المختلفة .

 

المهام والاختصاصات:

·   إعداد مقترحات الموازنة الخاصة بالوزارة وفق موجهات منشور إعداد الموازنة العامة للدولة الصادر من الإدارة العامة للمالية والموازنة.

·   تنفيذ عمليات الشراء والعقودات لاحتياجات الوزارة من أثاثات ومعدات ومعينات عمل وفقاً للقوانين واللوائح المنظمة لعمليات الشراء والتعاقدات.

·        تكوين لجان المشتريات برئاسة مدير وحدة الشراء والتعاقد وفقاً للاحتياجات.

·   تأهيل وصيانة المباني والمكاتب والمنازل الحكومية الخاصة بالوزارة وذلك بعد تحديد المواصفات وجداول الكميات وتحديد الجهات المؤهلة للتنفيذ بإتباع الشروط والإجراءات الخاصة بالشراء والتعاقدات.

·        تأهيل وصيانة الأجهزة والمعدات الكهربائية مع القيام بالصيانات الدورية اللازمة.

·   تهيئة بيئة العمل والإرتقاء بمستوى صحة البيئة والنظافة وتأمين المكاتب ومداخل ومخارج الوزارة بالإضافة لممتلكات الوزارة، بتفعيل التأمين الذاتي.

·   الإشراف التام على عربات الوزارة بإنواعها المختلفة وصيانتها وتوفير الوقود والزيوت والشحوم لها مع القيام بكل الإجراءات المتعلقة بترخيصها وتأمينها.

·   الإشراف الإداري على المخازن بالوزارة والتأكد من سلامة قيد المواد المستهلكة والجرد الدورى لمحتوياتها والتأكد من وجود مستوى مناسب للإحتياجات المطلوبة ووضع نظام متطور لعمل المخازن بإدخال التقنية الحديثة وتحديث أساليب التخزن.

·        تقويم الإحتياجات السنوية من الوظائف وفقاً للنوع والعدد.

·   إتباع نظام شئون خدمة فاعل يعنى بسجل العاملين باستخدام الحاسوب بحيث يُمكن من الحصول سريعاً على البيانات والمعلومات الأساسية مثل سجلات المرتبات واستحقاق الإجازات والمعاشات والسلفيات والحقوق والترقيات والإلتزامات وغيرها.

·   إعداد سجل الخدمة للعاملين بالوزارة يحتوى على رقم الوظيفة وموقعها داخل الهيكل التنظيمي للوزارة وشاغلها ودرجته وتاريخ ميلاده وتاريخ تعيينه.

·        وضع الخطط التدريبية ورفع كفاءة العاملين بالوزارة وتمكينهم من ممارسة تلك المهارات والأساليب.

·   توفير الفرص التدريبية الملائمة للكادر العامل بالوزارة بفتح قنوات اتصال مع المؤسسات التدريبية الداخلية والخارجية و التأكد من حسن استغلال هذه الفرص.

·   وضع وتنفيذ وسائل وإجراءات وأساليب التطوير الإداري وكل ما من شأنه أن يؤدي إلى تحسين الأداء وزيادة فعالية الأداء في الوزارة.

·        التحديث الدوري لمرشد الوزارة.

·        الإشراف على تصميم نماذج وأدلة العمل.

·        تنفيذ الموازنة المجازة وفقاً للتصديقات الصادرة من جهات الإختصاص على ضوء القوانين واللوائح.

·        تنفيذ الدفعيات المختلفة وفق التصديقات الصادرة من جهات الإختصاص.

·        الاحتفاظ بسجل دائم بكل المستندات المالية بالتنسيق مع جهازي المراجعة الداخلية وديوان المراجعة العامة بجهاز الدولة.

·   حفظ المستندات التي يتم بموجبها الصرف أو الإيرادات وترتيبها وتنظيمها بصورة تمكن من الوصول إليها فى وقت وبسهولة وإعدادها للمراجع العام بما يأمن سلامة الإجراءات المتبعة.

·   المتابعة الدائمة لحركة حسابات الوزارة وتنظيمها ومراقبتها وإجراء الطرق المحاسبية التي تؤكد صحة العمليات المحاسبية المختلفة التي تتم من إيداعات وسحوبات مع إتخاذ الضوابط التي تحكم هذه الحركة.

·   إجراء مسح اجتماعي للعاملين التابعين للوزارة وتجديده بصفة دورية بغرض تقديم خدمات اجتماعية متطورة كالخدمات الصحية والإعانات والتكافل والدعم الاجتماعي.

·        العمل على نشر الثقافة وإعلاء قيم العمل وتقوية الروابط الاجتماعية بين العاملين.

·        إنشاء المشاريع الجماعية التى تساعد فى تخفيف أعباء المعيشة على العاملين والمعاشيين.

·   ترقية علاقات الوزارة مع الجمهور ومظهر الوزارة من خلال وضع موجهات عامة بمنهاج العلاقات العامة وأنموذج للمظهر العام.

·        اتباع النظم الحديثة في أرشفة وتوثيق الملفات والمستندات الهامة.

·        ترجمة الوثائق والتقارير المختلفة وفقاً لاحتياجات الوزارة.

·        تكوين اللجان الفنية لتفنيذ الأعمال في مختلف المجالات.

 

الهيكل التنظيمي:

·   يتولى مهام الإدارة مدير عام يعاونه رؤساء إدارات وأقسام وعدد من التنفيذيين والكوادر الكتابية وتتكون الإدارة من الإدارات التالية:

o       إدارة الشئون المالية وتشمل الموازنة والإمداد والوحدة الحسابية.

o       إدارة الشئون الإدارية.

§          إدارة الخدمات.

o       إدارة شئون العاملين.

o       إدارة التدريب وتنمية القدرات.

o       إدارة الشراء والتعاقد.

o       وحدة الترجمة والأرشفة التوثيق.

o       إدارة الخدمات الاجتماعية.

o       وحدة التطوير الإداري.

o       إدارة المتابعة.

 

الإجراءات التنفيذية وضوابط العمل:

·   تشتمل الإجراءات والمراحل المطلوبة لتنفيذ العمل فى الإدارات الفرعية المختلفة التابعة للإدارة العامة للشئون المالية والإدارية على الآتى:

 (أ) إدارة الشئون المالية وتشمل:

(1) إدارة الموازنة والإمداد:

نوع العمل

المستندات المطلوبة

الإجراءات المطلوبة لتنفيذ العمل

مراحل إنجاز العمل

المدة الزمنية

التعامل الداخلي:

إعداد مقترحات الموازنة الخاصة بالوزارة

منشور إعداد الموازنة العامة

-   مخاطبة الإدارات والوحدات والجهات الإعتبارية بالوزارة لتقديم مقترحاتها

-   تفريغ المعلومات.

-   تجميع الأصناف وتحليلها

-   إعداد المقترحات (فصل أول، ثانى، ثالث)

-   الإيرادات

أسبوعان إلى أربع أسابيع بحد اقصى

تنفيذ التصديقات الصادرة من جهات الأختصاص

-   تصديق السيد/ الوكيل

-   تصديق السيد المدير العام أو نائبه

استلالم التصديق وتسجيله بدفتر الوارد

-   بعد عرضه على مدير القسم يتم تحويل التصديق حسب التقسيمات الداخلية وبنود الخصم للمفتشين المعنيين.

-   تحويل المطالبات للجهاز الكتابى لعمل مسودة التصديق وطباعتها

-   تتم مراجعة التصديقات والتوقيع عليها من المفتشين او مساعديهم كتوقيع ثانى.

-   يقوم المفتشين الأوئل وما فوقهم بالتوقيع الأول.

-   يقوم مدير الإدارة بالمراجعة النهائية وإصدار الأمر بالتحويل لوحدة الشئون المالية والمحاسبية.

فترة لا تتجاوز الثلاثة أيام.

 

الاتصالات:

·       الاتصال المباشر مع الإدارات المختلفة داخل الوزارة لتبادل المعلومات والتقارير الصادرة.

·        من خلال تبادل المكاتبات لاتخاذ الإجراءات الإدارية التنفيذية المطلوبة وعبر الاتصالات التلفونية.

 

 

 

 

 

(2) الوحدة الحسابية:

نوع العمل

المستندات المطلوبة

الإجراءات المطلوبة لتنفيذ العمل

مراحل إنجاز العمل

المدة الزمنية

التعامل الداخلي:

الدفعيات

-   التصديق

-   المستندات المؤيدة للصرف من فواتير وخلافه

-   التأكد من توجيه المسئول.

-   مراجعة التصديق.

-   التأكد من مطابقة المبلغ المصدق مع المستندات.

-   التحويل للإجراء فى حالة توفر بند الخصم والسيولة فى البنك (الحساب)

-   التسجيل بدفتر التوزيعات (السيرك).

-   التحويل للمدير المالى للتوجيه بالإجراء.

-   الرصد على بنود الميزانية.

-   إعداد الإذن أو الشيك.

-   المراجعة.

-   التوقيع بواسطة الموظفين.

-   التسليم للمستفيد إذا كان شيكاً وإرسال الإذن للخزينة إذا كان نقداً.

ايرتبط العمل هنا بتوفر السيولة والتسيير أو دعم البنود.

تتحدد المدة الزمنية وفقاً لحجم وكثافة العمل.

المرتبات والعلاوات

-   كشوفات العاملين المعتمدة من شئون العاملين

-   تصديقات العلاوات

-   المستندات المؤيدة للصرف من منشورات وتصديقات شئون العاملين.

-   إعداد قسائم المرتبات

-   تحديد مرتبات وأجور العاملين عند الطلب.

-   إعداد الفروقات المستحقة.

-   إعداد الاستقطاعات الشهرية من جارى معاش وتأمين صحى وخلافه.

-   سداد الاستتقطاعات لجهات الأختصاص.

يتم إنجاز هذه المهام آلياً.

الخزينة

-   أذونات صرف معززة بالمستندات والكشوفات.

-   يتم توزيع الإستحقاقات على الصيارفة بواسطة كبير الصيارفة

-   استلام أذونات الصرف والشيكات الصادرة من الوحدة الحسابية.

-   يتم سحب المبالغ المطلوبة من البنك.

-   يتم توزيع الاستحقاقات على الصيارفة لتوزيع المبالغ لمستحقيها.

يتم تنفيذ العمل فى خلال فترة لا تتجاوز الثلاثة أيام.

التسويات

-   وجود مستندات أذون الصرف المنفذة.

-   مستندات منفذة حسب أورنيك (17)

-   فتح الدفاتر حسب بنود الخصم.

-   حصر مصروفات التسيير وتحليلها في دفتر مصروفات الفصل الثاني.

-   متابعة حوافظ الخصم والإضافة مع الإدارة العمومية.

-   فتح دفتر الحساب الجاري وإرساله مع الحساب الشهري للحسابات الختامية.

-   عمل موازنة البنك للتاكد من صحة العمليات التي تمت مع البنك وحفظ حوافظ الخصم وحوافظ الإضافة.

-   حصر كل التويات في دفتر التحليل العام (الكنترول) لإستخراج أورنيل مالي ؤقم (3).

 

جرد الخزينة

-    

-    

-    يتم الجرد شهرياً بمشاركة قسم الموازنة والإمداد

يدوياً

جرد المخازن

-    

-    

-    يتم الجرد مرة واحدة في العام

يدوياً

الاتصالات:

·       الاتصال المباشر مع الإدارات المختلفة داخل الوزارة لتبادل المعلومات والتقارير الصادرة.

داخل الوزارة:

·   المكاتبات التي تتم بين الأقسام وتلك التي تشمل المطالبات المالية والتي لها علاقة بشئون الأفراد العاملين للوحدة الحسابية وتتم من خلال السيركي.

·        الإستفسارات التي تتم من خلال الهاتف.

·        التقارير الدورية للإمداد.

خارج الوزارة:

·        حوافظ الخصم والسداد المتبادلة بين الوحدة الحسابية وبين الإدارة العمومية.

·        مناقشة وتسليم الحساب الشهري لقسم الحسابات الختامية.

·        الجهات الأخرى المرتبطة بإستحقاقات بطرف المالية.

 

 (ب) إدارة الشئون الإدارية:

الهدف العام:

الإشراف والمتابعة لكافة الأعمال الإدارية الكفيلة بتهيئة وتحسين بيئة العمل في الوزارة.

 

المهام والاختصاصات:

1.     تصديق الوقود

2.     تصديق الغذاءات.

3.     تصديق صيانة العربات والأجهزة والمعدات.

4.     تصديق عربات الخدمة وعربات الماموريات.

5.     الإشراف على الانضباط.

6.     الإشراف على تأمين الوزارة.

 

الإجراءات والضوابط التنفيذية:

نوع العمل

المستندات المطلوبة

الإجراءات المطلوبة لتنفيذ العمل

مراحل إنجاز العمل

المدة الزمنية

-    تصديق الوقود

-    مستند استحقاق الوقود

-    استلام طلب الوقود

-    مخاطبة إدارة الخدمات للتصديق على الوقود

-    استخراج وتحديد وتسليم تذاكر الوقود

-    مرحلة الاستلام

-    مرحلة التسليم

ساعة

-    تصديق الغذاءات

-    طلب التصديق

-    كشوفات المستحقين للغذاءات

-    استلام طلب الغذاءات

-    مخاطبة الجهة المعنية لتوفير المطلوب

-    استلام وتسليم الغذاءات

-    مرحلة الاستلام

-    مرحلة التسليم

ساعة

-    صيانة العربات

-    طلب الصيانة

-    المستندات التي تثبت استحقاق صيانة العربة

-    استلام طلب الصيانة

-    فحص حالة العربة وإعداد تقرير الصيانة

-    تسليم العربة لجهة الصيانة

-    استلام العربة من جهة الصيانة

-    تسليم العربة لصاحبها

-    مرحلة الاستلام

-    مرحلة التسليم

 

حسب طبيعة الصيانة

-    صيانة الأجهزة

-    طلب الصيانة

-    تقرير حالة الجهاز

-    استلام طلب الصيانة

-    فحص الجهاز وتحديد نوع العطل

-    تسليم الجهاز لجهة الصيانة

-    استلام الجهاز من جهة الصيانة

-    تسليم الجهاز لطالب الصيانة

-    مرحلة الاستلام

-    مرحلة التسليم

حسب طبيعة الصيانة

-    تصديق عربات الخدمة

-    طلب التصديق

-    استلام وفحص الطلب

-    التصديق بالعربة

-    تسليم العربة للجهة المعنية

-    مرحلة الاستلام

-    مرحلة التسليم

ساعة

-    الانضباط

-    كشوفات حضور العاملين

-    إصدار القرارات الخاصة بالانضباط وتعميمها على الوزارة

-    متابعة تنفيذ قرارات الانضباط واتخاذ الإجراءات اللازمة للمحافظة عليها

-    مرحلة إصدار القرارات

-    مرحلة رصد عملية الانضباط

-    مرحلة تطبيق القرارات

-    مرحلة اتخاذ الاجراءات اللازمة للمحافظة على الانضباط

يومياً

-    تأمين الوزارة

-    عقد الجهة المؤمنة

-    تحديد مواقع التأمين وتوزيع أفراد التأمين عليها

-    متابعة دفاتر أحوال التأمين

-    مرحلة اختيار الجهة المؤمنة

-    مرحلة متابعة الأداء

يومياً

 

الإتصالات

 

داخل الوزارة:

·        الوكيل

·        الإدارات العامة

 

خارج الوزارة:

·        شركات الصيانة المختلفة.

·        شركات تقديم خدمات الغذاءات.

·        شركات التأمين.

·        شركات الوقود.

 

(ج) وحدة الشراء والتعاقد:

 

الهدف:

الإشراف على تنظيم عمليات الشراء والتعاقد الخاص بمتطلبات الوزارة من معدات واجهزة وخدمات وفقاً للوائح والقوانين المنظمة لذلك.

 

المهام والاختصاصات:

1.     تحديد الاحتياجات المطلوبة من السلع والخدمات.

2.     الإشراف على اللجنة المختصة بالمشتروات.

3.     تحديد المواصفات الفنية للخدمة والسلع المطلوبة.

4.     الإعلان عن الخدمات والسلع المطلوبة.

5.     القيام بعمليات فرز العطاءات واختيار المؤهلين وترسية العطاء.

6.     صياغة العقود ومراجعتها اعتمادها من قبل المستشار القانوني بالوزارة.

7.     مناقشة العقود مع من يرسو عليه العطاء.

8.     شراء الإحتياجات المطلوبة واستلامها بواسطة لجنة فنية.

9.     استلام الخدمة المنفذة بواسطة لجنة فنية.

 

 

 

 

 

 

الإجراءات والضوابط التنفيذية:

نوع العمل

المستندات المطلوبة

الإجراءات المطلوبة لتنفيذ العمل

مراحل إنجاز العمل

المدة الزمنية

التعامل الداخلي:

الصيانات الصغيرة

بلاغ من الجهة المعنية.

-   فحص الأعطال.

-   تحديد الخلل.

-   صرف الأسبير.

-   المعالجة.

-   المرحلة الأولى إدارية.

-   المرحلة الثانية فنية.

تتفاوت حسب حجم العمل حيث فى بعض الأحيان تتم المعالجة فورياً. وتتفاوت فى البعض ما بين يوم إلى ثلاثة أيام.

صيانات كبيرة

طلب من الجهة المعنية

-   الحصول على موافقة الإدارة العليا.

-   وضع المواصفات وجداول الكميات.

-   طرح الأمر فى عطاء.

-   فرز العطاء.

-   توقيع العقد.

-    الحصول على التصديق المالي.

-   توفير المال اللازم ودفع المقدم بواسطة إدارة الشئون المالية والمحاسبية.

-   دفع المقدم حسب شروط العقد.

-   بدء إجراءات التنفيذ.

-   المتابعة.

-   سداد الاستحقاقات

-   الاستلام النهائي.

-   وفقاً لما هو منصوص عنه بالعقد الموقع.

حسب حجم العمل وما ينص عليه فى العقد الموقع.

التأثيث

طلب من الجهة المعنية

-   الحصول على موافقة الإدارة العليا.

-   تحديد المواصفات والعدد بواسطة لجنة المشتريات.

-   إحضار الفواتير

-   عمل مقاصة.

-   تحديد الجهة.

-   إصدار الشيك لها من إدارة الشئون المالية بعد التصديق.

-   تسليم الشيك بواسطة من إدارة الشئون المالية.

-   توريد الأصناف المطلوبة والأستلام وإيداعه المخزن.

-   الصرف للجهة المعنية من المخزن.

الفترة الزمنية مرهونة بإصدار الشيك وتسليمه للجهة المعنية.

توريد المواد والمعدات من ورق وأحبار وخلافه (معينات العمل).

التصديق من رئيس الوحدة أو من ينوب عنه

-   عمل مقاصة بواسطة لجنة المشتريات بعد إحضار الفواتير.

-   الحصول على التصديق النهائي بالشراء.

-   إصدار شيك بالمبلغ للجهة الموردة من إدارة الشئون المالية والمحاسبية

-   تسليم الشيك للجهة المعنية.

-   توريد الأصناف.

-   الاستلام بعد الفحص.

-   الإيداع بالمخزن.

-   الصرف وفقاً لأورنيك الصرف (46)

تحديد الطلبيات كل ثلاثة اشهر مع التجديد للأصناف المستهلكة قبل نفاذها.

 

الاتصالات:

·       الاتصال المباشر مع الإدارات المختلفة داخل الوزارة لتبادل المعلومات والتقارير الصادرة.

داخل الوزارة:

·        من خلال تبادل المكاتبات لاتخاذ الإجراءات الإدارية التنفيذية المطلوبة أو عبرالاتصالات التلفونية.

خارج الوزارة:

·        يتم استلام الخطابات والرسائل الواردة عن طريق قسم القيودات باستقبال الوزارة.

·   تصنف المكاتبات وتفرز وتسجل ثم ترسل لجهات الاختصاص من مكاتب تنفيذية للسادة الوزراء والسيد/ الوكيل والمدراء العامين مع الأخذ فى الأعتبار تواريخ الخطابات ومراجعة المستندات المرفقة للتأكد منها.

·   بعد اتخاذ الإجراء المطلوب يتم استلام ردود الخطابات من الإدارات المختلفة إلى قسم القيودات لترسل إلى الجهات المعنية حسب العناوين المحددة بعد مراجعة المستندات وتواريخ الخطابات.

·   يقوم قسم القيودات بالتسجيل الداخلي والتسجيل في دفتر التوزبعات الخارجية (السيرك) وإرسالها مع السعات إلى جهات الاختصاص مع متابعة التوقيعات بالأستلام وتواريخ الأستلام.

·        يتم الاتصال تلفونياً عبر الهواتف العامة والهاتف السيار.

 

(د) قسم شئون العاملين:

نوع العمل

المستندات المطلوبة

الإجراءات المطلوبة لتنفيذ العمل

مراحل إنجاز العمل

المدة الزمنية

إعداد مقترحات ميزانية تعويضات العاملين في الوزارة

الموجهات العامة والمنشور الخاص بإعداد الموازنة.

-   مخاطبة الوحدة الحسابية بالوزارة لموافاتنا بالصرف الفعلي.

-   مراجعة سجلات الوظائف.

بعد استلام الموجهات ومنشور الموازنة من الإدارة العامة للموازنة تشرع هذه الإدارة في إعداد مقترحات الفصل الأول للعام المعني على النحو التالي:

-   إجمالي مرتبات العاملين داخل وخارج الهيئة.

-   إجمالي العلاوات والبدلات.

-   إجمالي الاشتراك في الصندوق القومي للمعاشات والتأمين الصحي.

الفترة مابين 20 و 30 يوماً.

التعيين الموظفين.

-   خطاب الترشيح من لجنة الأختيار

-   المؤهل العلمى ثانوي/جامعي.

-   شهادة الميلاد.

-   شهادة الجنسية.

-   شهادة خلو طرف الخدمة الوطنية.

مخاطبة ديوان شئون الخدمة بخطاب مرفق معه أورنيك ترشيح مع أرفاق المستندات الصلية.

-   بعد وصول خطاب التعيين تتم مخاطبة الإدارة التي ترشح لها لتسليمه العمل والإفادة.

-   مخاطبة إدارة الشئون المالية بتفاصيل المرتب.

الفترة الزمنية ما بين ثلاثة ايام إلى أسبوع.

تعيين العمال.

-   خطاب الترشيح من السيد/ الوكيل

-   الشهادة الفنية أو الخبرة.

-   شهادة الميلاد.

-   شهادة الجنسية.

-   خلو طرف من الخدمة الوطنية

بعد إجراء المعاينات تتم مخاطبة رئيس الوحدة للموافقة على التعيين.

 

-   فى بعض الحالات تتم مخاطبة المعمل الجنائى لأخذ الفيش للمرشحين.

-   مخاطبة الإدارة المعنية لتسليمه العمل والإفادة.

-   مخاطبة إدارة الشئون المالية بتفاصيل المرتب.

الفترة الزمنية المطلوبة واحد أسبوع.

 

 

استخراج العلاوة الدورية.

إرسال التقرير السنوي.

ملء التقرير من الإدارة المعنية وإعتماده.

مخاطبة إدارة الشئون المالية بإشعار العلاوة

الفترة ما بين 15 30 يوم

العلاوات الخاصة.

طلب مرفق مع الشهادات الخاصة بالعلاوة.

-   إرسال خطاب لديوان شئون الخدمة للتصديق بالعلاوة كما فى علاوة المؤهل العلمى.

-   بعض العلاوات الخاصة يتم التصديق بواسطة شئون العاملين.

مخاطبة إدارة الشئون المالية بفئات العلاوة الخاصة.

الفترة المطلوبة ما بين أسبوع لشهر.

 

 

 

 

 

 

 

 

نوع العمل

المستندات المطلوبة

الإجراءات المطلوبة لتنفيذ العمل

مراحل إنجاز العمل

المدة الزمنية

الإجازة السنوية والخاصة.

-   تقديم طلب الإجازة مشفوعاً بموافقة الإدارة المعنية.

-   إرفاق بعض الشهادات بالنسبة للإجازات الخاصة.

-   التصديق بالإستحقاق من الإجازة السنوية بواسطة شئون العاملين.

-   مخاطبة ديون شئون الخدمة فيما يختص بالإجازات الخاصة للحصول على التصديق.

-   مخاطبة إدارة الشئون المالية فى حالة الإجازات الخاصة أو حالة عدم مباشرة العمل فى حالة الإجازة السنوية.

-   مخاطبة الوحدة الحسابية بمنح البديل النقدي.

الفترة الزمنية 10 أيام.

الإنتداب.

خطاب الموافقة أو طلب الموافقة على الإنتداب.

-   رفع مذكرة فى حالة الطلب لرئيس الوحدة للموافقة.

-   فى حالة الموافقة من جهة اخرى يرسل لها خطاب الموافقة.

-   إرسال ملف الخدمة والموافقة لمدير عام شئون الخدمة للحصول على التصديق.

مخاطبة إدارة الشئون المالية بتفاصيل المرتب أو إيقاف المرتب وإرسال شهادة آخر الصرفية.

الفترة المطلوبة ما بين أسبوع إلى أسبوعين.

التفرغ.

خطاب موافقة من الجهة المراد التفرغ لها.

-   بعد الموافقة تتم مخاطبة الجهة بالموافقة على التفرغ.

-   مخاطبة الإدارة المعنية بتفرغ العامل.

مخاطبة الجهة المراد التفرغ لها بتسليمه العمل والإفادة

ثلاثة أيام.

النقل النهائي.

طلب النقل أو الموافقة من الجهة.

-   تتم مخاطبة الجهة التي يود النقل لها بالموافقة على النقل وإرسال ملف الخدمة.

-   رفع الإسم من الكشوفات ومن سجل الخدمة.

-   إرسال ملف خدمته إلى الجهة التي وافقت على نقله.

-   مخاطبة إدارة الشئون المالية والمحاسبية بتفاصيل المرتب/أيقافه وإرسال شهادة آخر الصرفية.

-   مخاطبة الجهة التي يود النقل إليها بالموافقة على النقل.

-   مخاطبة شئون الخدمة لإخلاء الوظيفة.

ما بين أسبوع إلى أسبوعين.

 

المحاسبات.

-   أيضاح أو تحقيق مبدئي.

-   أمر التشكيل

-   ملف الخدمة

-   بعض المستندات الأخرى.

-   ترشيح عضوية مجلس التحقيق.

-   رفع التحقيق المبدئي لرئيس الوحدة لاتخاذ القرار أو الموافقة على تشكيل المجلس.

-   مخاطبة الجهات المعنية بعد إتخاذ القرار.

-   مخاطبة وزير العمل فيما يختص بمجلس المحاسبة العالى.

-   مخاطبة الوحدة الحسابية والجهات المعنية بعد اتخاذ القرار.

ما بين 15 يوم إلى شهر

 

الإجازات المرضية.

الأورنيل المرضى أو شهادة مرضية أو قرار طبي.

-   تسوية فترة الإجازة حسب النصوص واللائحة.

-   مخاطبة إدارة الشئون المالية والمحاسبية فى بعض الحالات.

-   مخاطبة القومسيون الطبى لتقدير العجز.

-   مخاطبة الوحدة الحسابية.

تقدر الفترة حسب الحالة المرضية والراحة التي تمنح بواسطة الطبيب.

 

 

 

المعاش وفوائد ما بعد الخدمة.

-   إعداد ملف يحتوى على الآتى:

-   خطاب يوضح أسباب إنتهاء الخدمة.

-   خطاب التعيين.

-   تصديق آخر ترقية.

-   إشعار آخر علاوة.

-   سجل الخدمة مختوماً.

-   خطابات تصديق الإنتداب.

-   شهادات الإجازات الخاصة إن وجدت

-   رفع مذكرة ببلوغ السن القانونية لرئيس الوحدة.

-   بعد الموافقة يمنح العامل إجازة نهاية الخدمة.

-   يمنح البديل النقدي لنهاية الخدمة.

-   مخاطبة الوحدة الحسابية برفع أسمه من السجلات.

-   مخاطبة ديوان شئون الخدمة برفع إسمه من الوظيفة.

 

-   إرسال الملف للصندوق القومى للمعاشات.

-   إرسال الملف للصندوق القومى للتأمين الاجتماعي.

شهر إلى شهرين

 

إعداد سجل الوظائف.

الهيكل التنظيمي والوظيفي المجاز+الوظائف المصدقة خلال العام.

مخاطبة ديوان شؤون الخدمة بإرفاق نسخة من السجل للمطابقة.

بعد استلام الديوان السجل الجديد يحدد موعد للاجتماع لتصحيح السجل

يستغرق العمل في هذا الجانب 30 يوماً.

 

 

 

 

 

 

نوع العمل

المستندات المطلوبة

الإجراءات المطلوبة لتنفيذ العمل

مراحل إنجاز العمل

المدة الزمنية

تعيين الدرجات القيادية العليا وذوي الخبرة.

قرار مجلس الوزراء والمستندات الثبوتية (المؤهلات العلمية-الخبراتالعملية وشهادات الميلاد أو تقدير العمر).

مخاطبة ديوان شؤون الخدمة للحصول على تصديق التعيين بإرفاق المستندات.

-   بعد الحصول على تصديق التعيين مخاطبة الوحدة الحسابية بالوزارة بتفاصيل رواتبهم.

-   مخاطبة الجهة التي تم إلحاقه للعمل بها للإفادة بتاريخ الاستلام.

إذا توفرت المستندات المدة لاتتعدى الأربعة أيام.

إدخال بيانات العاملين في جهاز الحاسوب.

-   إحصائية لعدد العاملين.

-   البيانات الأساسية لخاصة بالعاملين من مؤهلات علمية وشهادات الجنسية والميلاد أو تقدير العمر.

-   تاريخ التعيين أو الترقيات..الخ

مراجعة البيانات والتأكد من صحتها وإستكمالها إذا لم تكن مكتملة.

المرحلة الأخيرة إيداع هذه البيانات في الجهاز بواطة موظف (مدخل البيانات).

العمل مستمر طوال السنة لأنه ينبقي تحديث المعلومات بإنتظام.

لجان الترقيات

-   كشف الأقدمية

-   ملفي الخدمة السري والعادي

-   أمر التشكيل

-   كشف بالوظائف الشاغرة

-   إعداد مقترح بتشكيل لجان الترقيات

-   حصر الوظائف الشاغرة

-   مراجعة الملفات والتقارير والتأكد من اعتمادها من السيد/ رئيس الوحدة

-   الاتصال بالجهات المعنية

-   مرحلة تكوين اللجان

-   مرحلة مراجعة الملفات والتقارير واعتمادها

-   مرحلة رصد الدرجات

-   مرحلة الإعلان بالترقيات

-   مرحلة الانفاذ

شهر

 

 

 

الاتصالات:

·       الاتصال المباشر مع الإدارات المختلفة داخل الوزارة لتبادل المعلومات والتقارير الصادرة.

 

داخل الوزارة:

·        السيد/ الوزير ووزراء الدولة و السيد/ الوكيل

·        الإدارات المعنية

 

خارج الوزارة:

·        وزارة مجلس الوزراء.

·        وزارة العمل.

·        وزارة الخارجية

·        ديوان شئون الخدمة.

·        لجنة الاختيار للخدمة العامة.

·        الجهات الأخرى ذات الصلة.

 

 

 

 

 

(هـ) إدارة التدريب وتنمية القدرات:

نوع العمل

المستندات المطلوبة

الإجراءات المطلوبة لتنفيذ العمل

مراحل إنجاز العمل

المدة الزمنية

وضع خطة تدريب العاملين بالوزارة.

-   كشوفات الأسبقيات للعاملين.

-   احتياجات الإدارات المختلفة الخاصة بالتوافق مع الأهداف العامة للوزارة.

-   قاعدة بيانات شئون العاملين.

-   خطط التدريب الخاصة بالمراكز التدريبية والمؤسسات التعليمية المختلفة

-   الرجوع للخطة السابقة ومستوى التنفيذ.

-   اختيار البرامج التدريبية المطلوبة.

-   وضع الميزانية الخاصة بتنفيذ الخطة.

-   مناقشة الخطة على مستوى الإدارات المختلفة واعتمادها بواسطة السيد/ الوكيل..

-   تسكين العاملين على الخطة.

-   متابعة تنفيذ الخطة

-   التغذية الشهرية الراجعة لتنفيذ الخطة.

-   تقارير الأداء الدورية.

شهرإلى ثلاثة أشهر.

تنفيذ برامج التدريب الداخلية قصيرة وطويلة الأجل

-   خطة التدريب المجازة.

-   الدعوات للمشاركة فى البرامج التدريبية المختلفة من مراكز التدريب

-   الرجوع إلى تسكين العاملين بالخطة.

-   الرجوع لكشف الأسبقيات

-   اختيار المرشحين.

-   الحصول على الموافقة بالمشاركة والمرشحين.

-   إخطار المرشحين.

-   مخاطبة الجهة المدربة.

-   استخراج الرسوم الدراسية.

-   متابعة التنفيذ.

-   استخراج العلاوة الموحدة للدارسين.

ثلاثة أيام إلى أسبوع بالنسبة للدورات التدريبية القصيرة

و أسبوعان إلى 4 اسابيع للبرامج التدريبية طويلة الأجل.

تنفيذ البرامج التدريبية الخارجية قصيرة وطويلة الأجل.

-   خطة التدريب المجازة.

-   خطاب دعوة للمشاركة من مراكز التدريب الخارجية (ممولة/غير ممولة).

-   الرجوع إلى تسكين العاملين بالخطة.

-   الرجوع لكشف الأسبقيات

-   اختيار المرشحين وفقاً للخطة والأسبقيات.

-   الحصول على الموافقة بالمشاركة واختيار المرشحين.

-   إخطار المرشحين عبر إداراتهم المختلفة.

-   إخطار الجهة المدربة بأسماء المرشحين وإرسالها للجهة المانحة.

-   متابعة ملء استمارات الترشيح ومراجعتها واعتمادها.

-   استرداد الرسوم المتعلقة بالترشيح (جواز سفر، بريد سريع، تأشيرات، رسوم مغادرة وغيره).

ما بين ثلاثة أيام إلى أسبوع.

 

الاتصالات:

·       الاتصال المباشر مع الإدارات المختلفة داخل الوزارة لتبادل المعلومات والتقارير الصادرة.

 

داخل الوزارة:

·   يتم التنسيق مع الإدارات التالية عبر الاتصال المباشر بالتلفون أو المكاتبات عبر دفتر التوزيع (السيرك) والمقابلات الشخصية.

 

خارج الوزارة:

·   يتم الاتصال والتنسيق مع الجهات التالية فيما يختص بتنفيذ الدورات التدريبية المختلفة داخلياً وخارجياً وذلك على النحو التالى:

o       يتم استلام العمل عبر دفتر التوزيع (السيرك) من مدير عام الشئون المالية والإدارية.

o       يتم تحويله للموظف المعنى للدراسة والتعليق والترشيح.

o   فى حالة التدريب الداخلي يتم أخذ موافقة السيد/ مدير عام الشئون المالية والإدارية ثم إكمال بقية الإجراءات من إخطار للمرشح ومخاطبة الجهة المدربة.

o       فى حالة التدريب الخارجي يتم رفعه للسيد/ الوكيل عبر السيد مدير عام الشئون المالية والإدارية.

o       بعد أخذ الموافقة على الترشيحات يتم إخطار المرشحين والجهة المدربة.

o       بعد ملء الاستمارات ومراجعتها واعتمادها ترسل بالفاكس والبريد السريع.

o       يتم استرداد المبالغ المدفوعة والمرتبطة بالترشيح والتي تحملها المرشح.

o   فى حالة التدريب الداخلي وبعد استلام تنفيذ الدورات التدريبية يتم استخراج الرسوم الدراسية والعلاوة الموحدة للمتدربين.

 

(و) وحدة الترجمة والأرشفة والتوثيق:

الهدف العام:

          تهدف الوحدة إلى ترجمة وثائق الوزارة من تقارير وبحوث واصدرات مختلفة، كذلك توثيق الاحداث المهمه بالوزارة والمستندات إلى جانب معالجة وثائق الوزارة المهمة وأرشفتها وحفظها إلكترونياً وإتاحتها للحهات المعنية.

 

أهداف إدارة الترجمة والتوثيق والارشفه:

·           ترجمة وثائق الوزارة المتمثلة في التقارير والبحوث والنشرات الدورية.

·           معالجة وثائق الوزارة المهمة وأرشفتها وحفظها بالوسائل الحديثة وإتاحتها للجهات المعنية.

·           إقامة علاقات التعاون مع الجهات الفنيه الاخرى فى مجال الترجمه داخليا وخارجيا .

·           تبادل المعلومات والخبرة وذلك من خلال المؤتمرات واللقاءات والندوات.

 

المهام والاختصاصات:

·           إعداد وتنفيذ خطة عمل سنوية.

·           إدخال تقنيات حديثة لأغراض الترجمة والتوثيق وتدريب العاملين بالوحدة علي استخدامها.

·     ترجمة وثائق الوزارة المتمثله فى الاتفاقيات، التقارير الدورية، ووثائق الموازنه السنويه بجانب الاصدارات الدورية (العرض الاقتصادي و النشره الاقتصاديه).

·     تكوين مركز لترجمة وثائق الوزارة المتمثلة في التقارير والبحوث والأوراق والخطابات المهمة التي ترد من المؤسسات الاقتصادية والمالية والعلمية داخل وخارج السودان.

·           توفير خدمات الترجمة الفورية لتغطية الندوات والسمنارات واللقاءات المهمة التي تنظمها الوزارة.

·           التنسيق مع الإدارات العامة والوحدات الفنية بالوزارة لوضع وإتباع نظام فاعل لتحديد الوثائق التي تخضع للترجمة بالنظام وطريقة تسليمها للوحدة.

·           تكوين مركز للتوثيق يعني بحفظ القرارات المهمة والبيانات الاقتصادية والمالية والوثائق وما يرتبط بها.

·           رفع قدرات المترجمين والموثقين بالتدريب أثناء العمل أو بإلحاقهم بمراكز التدريب المحلية والأجنبية.

·     فتح قنوات اتصال وتوطيد علاقات التعاون مع المترجمين خارج الوزارة ومع الأجهزة العاملة في مجال الترجمة داخل وخارج السودان.

·           التنسيق مع إدارة العلاقات العامة لتوثيق الفعاليات المهمة في الوزارة.

·           فتح قنوات مع مراكز التوثيق داخل وخارج السودان.

·           إعداد التقارير الدورية لرفعها لوكيل الوزارة.

 

الهيكل التنظيمي لوحدة الترجمة والتوثيق:

     أنشئت وحدة الترجمة والتوثيق إنفاذاً لقرار مجلس الوزراء رقم 440 الصادر في 23 يوليو 1998 والذي تقضي الفقرة الرابعة بأن تعمل كل الوزارات الاتحادية وحكومات الولايات علي إنشاء أقسام للترجمة والأرشفة والتوثيق، وبذلك يتكون هيكل الوحدة كالتالي:

·       قسم الترجمة ( التحريرية، الفورية).

·       قسم الأرشفة (التقليدية ، الالكتروني).

·       قسم التوثيق (اليدوي، الالكتروني).

الإجراءات التنفيذية وضوابط العمل:

نوع العمل

المستندات المطلوبة

الإجراءات المطلوبة لتنفيذ العمل

مراحل إنجاز العمل

المدة الزمنية

-   الترجمة

-   الوثيقة المراد ترجمتها

-   خطاب طلب الترجمة

-   استلام الوثيقة وتسجيلها

-   تحضير مصادر الترجمة المختلفة والمعينات اللازمة

-   تسليم الوثيقة للجهة المعنية بعد التدقيق

-   استلام الوثيقة وخطاب الطلب

-   ترجمة الوثيقة للغة المطلوبة

-   الاحتفاظ بنسخة من الوثيقة

-   تسليم الوثيقة المترجمة للجهة المعنية

حسب حجم الوثيقة

-   الأرشفة

-   الملفات المراد أرشفتها

-   استلام قرار الأرشفة

-   الاتصال بدار الوثائق

-   استلام الملفات وتصنيفها حسب السنوات وتسجيلها

-   فرز المستندات وحفظها.

-   تحديد مكان الأرشفة ونوعها

-   إكمال عملية الأرشفة وحرق الأوراق غير المجدية.

-   الاتصال بدار الوثائق

-   استلام الملفات وقرار الحفظ

-   فرز وتصنيف الملفات

-   حفظ  الملفات حسب التصنيف.

7-60 يوم

 

 

 

-   التوثيق

-   طلب توثيق

-   المستندات المطلوب توثيقها

-   إستلام الدعوة لحضور النشاط المراد توثيقه

-   تحضير معينات العمل

-   إكمال إجراءات التوثيق وحفظها لوقت الحاجة.

 

-   حضور النشاط المراد توثيقه

-   إكمال إجراءات التوثيق

-   الإحتفاظ بادوات التوثيق

حسب طبيعة النشاط0

الإتصالات

داخل الوزارة:

·        الوزير ووزراء الدولة

·        الوكيل

·        الإدارات العامة

خارج الوزارة:

·        دار الوثائق

·        الجهات ذات الصلة

(ز) وحدة التطوير الإداري:

نوع العمل

المستندات المطلوبة

الإجراءات المطلوبة لتنفيذ العمل

مراحل إنجاز العمل

المدة الزمنية

التطوير الإدارى:

- وضع الوصف الوظيفى وخط سير الإجراءات ووضع نظام للملفات وتنظيم المكاتب وإدارة الوقت ودراسة بيئة العمل.

بيانات عن الإدارات والوحدات المختلفة بالوزارة.

تصميم نموذج لكل مجال من مجالات التطوير الإدارى.

-   جمع بيانات عن الإدارات والوحدات.

-   تقييم البيانات.

-   وضع النموذج والتوصيات.

مستمر.

تدريب طلاب الفرق النهائية بالجامعات

خطاب من الجامعة المعنية.

-   تصنيف الطلبات المقدمة.

-   مخاطبة الإدارات العامة والوحدات والأقسام المختلفة بالوزارة لوضع برامج تدريبية للطلاب.

-   متابعة إنضباط الطلاب والمواظبة على الحضور.

-   متابعة البرامج التدريبية للطلاب.

-   استلام خطابات من الإدارات العامة والوحدات والأقسام المختلفة بما يفيد بتنفيذ برامج التدريب.

-   تحرير شهادات بأسماء الطلاب المتدربين للجامعات المختلفة.

-   رصد الطلاب المتدربين وحصرهم.

ما بين يوم إلى ثلاثة أيام.

 

 (ر) إدارة الخدمات الاجتماعية:

نوع العمل

المستندات المطلوبة

الإجراءات المطلوبة لتنفيذ العمل

مراحل إنجاز العمل

المدة الزمنية

إجراء مسح اجتماعي.

وثائق ثبوتية كشهادات الميلاد وقسائم الزواج.

-   إعداد استمارات وملئها بواسطة العاملين والمعاشيين.

-   تحليل المعلومات.

-   جمع البيانات.

-   تحليل البيانات.

-   وضعها فى جداول وإدخالها بجهاز الحاسوب.

ثلاثة أشهر ويتم تجديده دورياً.

تجديد المسح الاجتماعي.

وثائق ثبوتية جديدة.

ملء الاستمارات.

-   تحليل البيانات ووضعها فى الجداول.

-   إدخالها بجهاز الحاسوب.

مستمر.

تقديم خدمات صحية

بطاقة علاجية.

-   تقديم خدمات علاجية وإرشادات صحية.

-   تقديم التحاليل والفحص وأدوات الكشف المختلفة.

-   تقجيم خدمات صحة البيئة.

-   التطعيم ضد بعض الأمراض.

مراحل مختلفة حسب نوع الخدمة الصحية.

مستمر.

تقديم الدعم والتكافل الاجتماعي.

تقديم طلبات مع إرفاق المستندات المطلوبة.

-   التقييم وفق المستندات.

-   إخطار مقدم الطلب بتكملة المستندات الناقصة.

-   تقرير من جهاز الحاسوب حول حالة مقدم الطلب.

-   عقد اجتماع لتحديد الدعم المناسب.

-   متابعة تنفيذ القرار.

مستمر.

إقامة الندوات والمحاضرات.

 

الاتصال بالجهات المناسبة التى يمكن الاستفادة منها.

-   وضع برنامج ثقافى.

-   تنفيذ البرنامج.

وفق البرنامج.

نشر الثقافة الدينية وتنمية المعارف.

الكتب والمجلات المختلفة.

توزيع الكتب والمجلات بطريقة عادلة.

-   طوال العام.

مستمر.

تقوية الروابط الاجتماعية

-      

-   الاتصال بالإدارة وإخطارها بالحالات المختلفة.

-   تنفيذ برنامج الزيارة.

-   تقديم الدعم المطلوب.

-   طوال العام.

مستمر.

إقامة المناشط والدورات الرياضية.

-   برنامج المناشط.

-   وفق البرنامج

-   وفق البرنامج

بصورة دورية.

 

 

الاتصالات:

·       الاتصال المباشر مع الإدارات المختلفة داخل الوزارة لتبادل المعلومات والتقارير الصادرة.

·        السيد/ الوكيل.

·        إدارة المصروفات.

·        الإدارات والوحدات المختلفة.

·        الوحدة الحسابية.