الأهداف:
- تقديم الخدمة اللازمة للعاملين بالوزارة فيما يتعلق باستخراج الأوراق الثبوتية وإجراءات السفر.
- التواصل مع الوزارات والجهات ذات الصلة والتنسيق معها فيما يخص مجال العلاقات العامة.
- استقبال الضيوف والإشراف على إقامتهم وتحركاتهم وسفرهم وتوفير الخدمات الملائمة.
- المشاركة في المناسبات الاجتماعية للعاملين بالوزارة.
المهام والاختصاصات:
- إعداد وتنفيذ برنامج فاعل للعلاقات العامة وخاصة فى المناسبات الخاصة.
- إعداد موجهات استقبال وفود وضيوف الوزارة.
- إنشاء وتشغيل مكتب مقتدر للاستقبال والاستعلامات.
- إعداد خطة عمل إدارة العلاقات العامة بناءً على الأهداف والمهام المجازة تضع فى الأعتبار طبيعة الأعمال الواجب إنجازها والمقاصد المراد تحقيقها نوعياً وكمياً.
- وضع المعايير التى توضح حسن تنفيذ الخطة والعمل على توفير الموارد اللازمة لتنفيذها فى الوقت المناسب والمواعيد المحددة لها.
- قيادة وتوجيه نشاط إدارة العلاقات العامة والتأكد من حسن وكفاية أداء الإدارة والتأكد من حسن استخدام الموارد المخصصة للإدارة وفى الأغراض المعدة لها.
الإجراءات التنفيذية:
نوع العمل |
المستندات المطلوبة |
الإجراءات المطلوبة لتنفيذ العمل |
مراحل إنجاز العمل |
المدة الزمنية |
التعامل الداخلي: سفر الوفود الخارجية. |
- خطاب الدعوة للمشاركة فى المؤتمر أو ورشة العمل و سفر الوفود من الوزارة للخارج. - موافقة السيد/ الوكيل على الترشيحات |
- مخاطبة وزارة العلاقات الخارجية للموافقة على السفر. - مخاطبة مجلس الوزراء مع إرفاق موافقة الوزير. - الاتصال بالوكالة لعمل حجز مبدئي. - مخاطبة وزارة العلاقات الخارجية فى حالة الجوازات الرسمية والدبلوماسية والخاصة ومخاطبة الداخلية فى حالة الجواز العادى للحصول على تاشيرة الدخول. - مخاطبة مدير عام المالية والموازنة لمنح المخصصات والنثرية والتذاكر. - تأكيد الحجز بالوكالة بعد تأشيرة الدخول والخروج واستخراج تذاكر السفر. - الحصول على تاشيرة الدخول من السفارة المعنية. |
- تأكيد قيام الطائرة فى مواعيدها. - تحري خطاب لمدير المطار لفتح غرفة كبار الزوار فى حالة الدرجات العليا. - مراجعة الجوازات والجمارك والخطوط داخل المطار. |
هذا الإجراء يتم ما بين أسبوع إلى الأسبوعين. |
استخراج الأوراق الثبوتية للعاملين. |
- موافقة الإدارة العامة للشئون الإدارية والخدمات. |
- عمل إعلان للعاملين بالوزارة لحصرهم وتصنيفهم. - حصر إجمالى التكلفة لاستخراج البطاقات. - اخطار الموظفين لاحضار المستندات المطلوبة. - تحديد الوقت لبدء العمل فى استخراج البطاقات. |
- مخاطبة إدارة الجوازات والبطاقة لإرسال فريق عمل للوزارة. - البدء فى استخراج البطاقات. |
ما بين أسبوع إلى ثلاثة أسابيع. |
استخراج البطاقات المصلحية. |
موافقة الإدارة العامة للشئون المالية والإدارية. |
- حصر الموظفين - تحديد مواصفات البطاقة بالاتفاق مع الإدارة العامة للشئون المالية والإدارية - الاتصال بالجهات المختصة فى هذا المجال لتقديم عروض التنفيذ. |
- اختيار العرض الأفضل. - إخطار الموظفين. - تحديد وقت استخراج البطاقة. |
ما بين اسبوع لثلاثة أسابيع. |
نوع العمل |
المستندات المطلوبة |
الإجراءات المطلوبة لتنفيذ العمل |
مراحل إنجاز العمل |
المدة الزمنية |
الاستقبال. |
- مفكرة اليوم. - بطاقة هوية الزائر. - دفتر زيارة القوات النظامية. - أورنيك استفسار. |
- إعداد مفكر اليوم من رصد أسماء المراجعين والزوار بالتنسيق مع السادة مدراء المكاتب التنفيذية والسادة المدراء العامين. - فى حالة وجود موعد للزائر يعطى بطاقة زائر. - يتم التأكد من هويته وأيصاله إلى مكتب المسئول المعنى. - فى حالة عدم وجود موعد سابق يتم الاتصال بمكتب المسئول المعنى. - فى حالة موافقة المسئول على مقابلة الزائر يتم التأكد من هويته ويعطى بطاقة زائر ويسمح له بالدخول. - فى حالة تحديد مواعيد لاحقة أو الأعتذار للزائر يتم إخطاره بكل لباقة واحترام. - بالنسبة للزوار من القوات النظامية يتم تسجيلهم فى دفتر خاص ويسمح لهم بالدخول. - إذا كان الغرض من الزيارة الاستفسار عن أى موضوع يخص الزائر يعطى أورنيك معد لذلك. - بعد تعبئة الأورنيك يرسل لمكتب المسئول المعنى. - بعد إحضار الأورنيك والرد على الاستفسار يتم إخطار الزائر. |
- هنالك بعض الأعمال يتم تنفيذها عبر الهاتف بواسطة موظف الاستقبال. - يتم فرز المكاتبات الواردة وتصنيفها وتسريكها للجهات المعنية. |
كل الأعمال الروتينية يتم البت فيها على مدار ساعات العمل اليومية. |
الاتصالات:
- الاتصال المباشر مع الإدارات المختلفة داخل الوزارة لتبادل المعلومات والتقارير الصادرة.
داخل الوزارة:
- السيد الوزير.
- السادة وزراء الدولة.
- السيد/ الوكيل.
- إدارة المصروفات.
- الإدارة أو الوحدة المعنية الذي ينتمي إليها عضو الوفد.
- الإدارات العامة للشئون المالية والإدارية والخدمات.
خارج الوزارة:
- يرتبط عمل إدارة العلاقات العامة بعدة جهات خارجية لتنفيذ أعمالها وهي:
- مجلس الوزراء.
- وزارة الخارجية.
- وكالات السفر.
- السفارات.
- وزارة الداخلية.
- المطارات.
- أخرى.